Как подготовится к выставке?

Сергей Попович, заместитель директора КГБУ «Туристский центр Алтайского края» (Алтайтурцентр) поделился опытом участия в выставках.

- Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок — как в своей стране, так и за рубежом.

Вам понадобится информация по нескольким вопросам. Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране и за рубежом. Принимая решение, опирайтесь на мнение маркетологов, коллег по цеху, обращайтесь за советом к специалистам выставочной компании.

Сегодня никто не станет оспаривать факт, что Выставки и торговые ярмарки это мощный и очень удобный канал продвижения компании на рынке. Правильно подготовленная выставка решает большое число задач: вы можете представить свою компанию, приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися, найти партнеров для развития бизнеса, провести исследование конкурентов, расширить общественные связи. В выставках участвуют крупнейшие отраслевые ассоциации, союзы, правительственные учреждения, общественные объединения, СМИ.

Подготовка к выставке

- От качества подготовки к выставке на 80% зависит ее эффективность. Я считаю, что минимальный срок подготовки должен составлять три-четыре месяца. В план подготовительных работ руководитель выставки должен включить следующие вопросы: подготовка стенда, раздаточных материалов, подготовка персонала, информирование клиентов и партнеров.

Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки и ее посетителей. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект и простые сувениры (ручки, значки), а для специалистов — более детальная рекламная информация и эксклюзивные сувениры. Причем в последнее время наблюдается тенденция к отказу от громоздких журналов и каталогов и переходу с распространению информации на СД дисках и флеш-картах. Их гораздо удобнее хранить.

Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки, если речь идет об участии в международных выставках. Кол-во полиграфии и сувенирки должно быть оптимальным! Об этом лучше проконсультироваться с выставочным оператором или коллегами по цеху, уже принимавших участие в подобной выставке!

Очень важно задействовать всю инфраструктуру дополнительных услуг, которые сегодня предлагают организаторы: размещение рекламы и информации на всех носителях выставок (каталоги, справочники, электронные носители), трансляции анонсов о стенде компании во время работы выставки, размещение информации в пресс-центре и на информационной стойке.

Выбор персонала

- Принимая решение о том, кто будет представлять вашу компанию на коллективном стенде, опирайтесь не на статус, а на знании самого продукта, коммуникабельности стендиста, его активности и нацеленности на результат. Порой рядовой менеджер может принести больше пользы, работая на стенде, чем начальник отдела или управленец. Если речь идет о выставке международной, то знание иностранного языка стендиста может также стать определяющим в его выборе. Хотя в большинстве случаев Выставочный оператор обеспечивает участников стенда профессиональными переводчиками.

Очень важно заранее информировать клиентов и партнеров. Недели за две до начала выставки следует напомнить о ней тем, в чьем внимании Вы заинтересованы.

Хочется отметить, что PR на выставке начинается с малого - с коммуникации, и главное - для эффективной работы выставочного стенда иметь в штате подготовленных людей, которые знают, как провести правильную коммуникацию, и могут это грамотно реализовать!

Подведение итогов

- Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это нужно по горячим следам – в последующие две недели после выставки.

Ошибочно думать, что на следующий день после выставки выстроится очередь из покупателей, а партнеры будут непрерывно предлагать выгодные проекты. Но в то же время оценка эффективности должна обязательно проводиться. На выставке вы познакомитесь с потенциальными клиентами, но чтобы договоренности переросли в договоры, важно отрабатывать все контакты после выставки.

Фото Валерий Степанюк


Мнение
Преимущества участия в выставках на коллективном стенде

- Альтернативой индивидуальному стенду является работа на коллективном стенде. Под коллективным стендом обычно понимается единый блок выставочной площади, поделенный между несколькими его участниками. Идея коллективного стенда в полной мере позволяет собрать и продемонстрировать в одно время и в одном месте возможности и достижения компаний, представляющих одну товарную группу или сферу услуг. Благодаря этому, посетители выставки в рамках коллективного стенда имеют возможность увидеть самый полный срез товаров и услуг, представленных сегодня на том или ином рынке.

К тому же, экспоненты коллективного стенда могут воспользоваться всеми преимуществами участия в выставке, при этом существенно минимизировав свои финансовые вложения. Дело в том, что обычно комплекс услуг по участию в выставке, как и сама выставочная площадь оплачиваются ими вскладчину, т.е. расходы делятся пропорционально между всеми экспонентами. Чаще всего, львиную долю расходов берет на себя главный Заказчик – профильное Управление, отраслевой союз или другие подобные организации.

Именно поэтому компании, желающие принять участие в выставке, но не имеющие возможности использовать свой индивидуальный стенд называют коллективный стенд антикризисным участием в выставке. И с этим сложно не согласиться.

 
Типичные ошибки руководителей при подготовке и участии в выставке

1. Ставка на имидж. Даже известной компании не стоит делать ставку исключительно на имидж. Интересный стенд и хорошо организованные развлекательные мероприятия не будут эффективными, если Вы не подготовили полноценной информации о деятельности предприятия. Выставка – это, прежде всего, общение с людьми: поиск новых клиентов и партнеров. Если Вам нечего будет им сказать, то компанию не воспримут всерьез.

2. Абсолютное доверие. Не всегда можно верить данным организаторов, партнеров, знакомых. Если Вы планируете участвовать в выставке, например, в следующем году, то нужно посетить аналогичную выставку в этом году.

3. Участие ради участия. Если компании нечем выделиться, у нее нет никаких новых предложений, то в выставке участвовать не стоит. Вы будете блекло выглядеть на фоне конкурентов, что может испортить репутацию.

4. Отбор по остаточному принципу. Некоторые компании отправляют на выставку сотрудников, меньше всего занятых на работе, некоторые – имеющих привилегированное положение. И то, и другое неправильно. Персонал, работающий на выставке, – лицо компании, поэтому стендистами должны быть сотрудники, которые смогут правильно позиционировать компанию. Для них было бы очень полезно проводить тренинги.

5.Бездействие после окончания выставки. Около трети компаний не развивают завязавшиеся контакты и не оценивают эффективность выставки. Но стоит помнить, что на выставках люди только знакомятся, серьезные же переговоры начинаются, как правило, несколько месяцев спустя.

6. Недостаточная подготовка. Некоторые руководители отказываются от участия в выставках, считая пользу от них ничтожной. Это распространенное заблуждение. Выставка, как любой другой инструмент продвижения, может быть неэффективна, если ее неправильно использовать и плохо к ней готовиться: не иметь точного представления о своих целях и ожидаемых результатах, об участниках и посетителях.